Die Corona Krise optimal meistern

Ist nach Corona vor Corona?

Wie Sie die Zeit sinnvoll nutzen, um gestärkt aus der Krise hervorzugehen.

(Stand: 29.03.2020)

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Corona (COVID 19) hat auch die wirtschaftliche Welt der niedergelassenen Ärzte und Zahnärzte erheblich ins Wanken gebracht. Jeder macht sich derzeit Gedanken darüber, wie (un-)sicher seine wirtschaftliche Situation ist und was ggf. getan werden muss, um die finanzielle Lage weiter zu stabilisieren.

Ärzte, Zahnärzte, aber auch deren Steuerberater, Wirtschafts-, Versicherungs- und Finanzberater, selbst Rechtsanwälte haben momentan alle Hände voll zu tun, um die finanziellen Angebote des Bundes und der Länder sowie der Hausbank(en) zu prüfen. 

Kommt das Programm „X“ überhaupt für mich in Frage? Beantrage ich Kurzarbeitergeld? Wer hilft mir? Wie kann ich aus der Flut an Informationen das Richtige für mich herausfinden?

Nicht wenige kommen dabei an ihre Grenzen.

Irgendwann hat man (hoffentlich) diesbezügliche Entscheidungen getroffen, mit dem Steuerberater und der Hausbank gesprochen, unter Umständen das Team oder Teile davon über anstehende Kurzarbeit unterrichtet.

Was sollten Sie also erledigt haben, bevor Sie weiterlesen und sich mit der Optimierung Ihrer Praxis auseinandersetzen?

1. Praxisliquidität sicherstellen. Einnahmeausfall schätzen (Ihre Berater unterstützen Sie dabei, dafür gibt es auch Programme). Finanzbedarf ermitteln. Finanzierungsquellen erschließen und sichern.
2. Praxiskosten nach Einsparpotentialen untersuchen. Kurzarbeitergeld einbeziehen. Alle Praxiskosten auf den Prüfstand stellen. Verhandlungen mit dem Vermieter über eine Aussetzung/Herabsetzung der Miete durchführen. Zahlungsziele mit Lieferanten verlängern, Umschuldungen vornehmen etc. 
3. Steuerliche Auswirkungen transparent machen (lassen). Anpassung von Vorauszahlungen, Steueraussetzungen, -herabsetzungen und -stundungen etc. mit dem Steuerberater vereinbaren.
4. Private Ausgaben nach Einsparpotentialen untersuchen. Geplante Ausgaben auf Notwendigkeit überprüfen. „Sparen, was geht“. Feste Ausgaben so weit wie möglich reduzieren. Soweit notwendig, Tilgungsleistungen verringern oder umstellen.

Und was kommt jetzt?

Nutzen Sie die Zeit, in der Sie wahrscheinlich (deutlich) weniger Patienten haben, um Dinge in Ihrer Praxis zu tun, die Sie für notwendig oder sinnvoll halten, für die Sie bisher aber keine oder zu wenig Zeit hatten.

Zehn Tipps zur Corona-Optimierung

1. Überprüfen Sie Ihre grundlegenden Behandlungsstrategien, die fachliche Ausrichtung der Praxis, Ihre Schwerpunkte. Was würden Sie gern jetzt einführen, tun, umstellen? Welche alten Zöpfe sollte man jetzt abschneiden?

   Wo/wie kann man sich grundlegend neu aufstellen (z.B. neue Leistungen einführen, bestehende Leistungen modifizieren, Preispolitik für Selbstzahlerleistungen überprüfen, Digitalisierung weiter vorantreiben, feste Home-Office-Plätze einrichten, Funktionen bestimmter Räume verändern etc.)?

2. Die schlechteste Team-Leistung ist immer besser als die beste Einzelleistung. Beraten Sie sich über grundlegende Veränderungen auch mit Ihrem Team. Dort schlummern erhebliche Ressourcen. Schaffen Sie Projekte, Projektgruppen, Zuständigkeiten, Verantwortlichkeiten. Besonders Letzteres ist wichtig.

3. Lassen Sie sich dazu auch von den externen Protagonisten Ihrer Praxis (Praxisberater, Steuerberater, Versicherungsberater) coachen; der Blick von außen schafft mitunter ungeahnte Erkenntnisse. 

4. „Dein Team, das unbekannte Wesen“. Fragen Sie sich, ob Sie die richtigen Team-Mitglieder an den richtigen Stellen haben, oder sind kurz- oder mittelfristig Umbesetzungen nötig? Wer hat welche Stärken, wo kann man diese jetzt besonders gut nutzen? Jetzt ist auch Zeit dafür, Potentiale zu heben und interne Fortbildungen zu organisieren.

   Führen Sie jetzt mit allen Teammitgliedern Einzel-Perspektivgespräche (das sollte man sowieso jedes Jahr tun!). Nehmen Sie Ihrem Team die Angst vor der Krise.

   Motivieren Sie das Team zur aktiven Teilnahme an den Veränderungsprozessen. Stellen Sie ggf. einen „Bonus“ (muss nicht zwingend Geld sein) für den Fall in Aussicht, dass die Praxis gestärkt aus der Krise hervorgegangen ist.

5. Definieren Sie bestimmte Prozesse neu, nachdem Sie festgelegt haben, welches Ziel Sie jetzt neu anstreben. Zum Beispiel “Verbesserung der Patientenbindung“. Wie kann man möglichst viele Patienten auch längerfristig mit Folgeterminen versehen (also die „Recallquote“ verbessern)? Welche Kommunikation ist dazu erforderlich, welche Mechanismen werden benötigt, welche Kontrollprozesse sind notwendig? Und definieren Sie Ihr Ziel! Was heißt konkret „Verbesserung der Patientenbindung“?? Wann wäre das Ziel erreicht?

6. Legen Sie zu jedem neuen Prozess fest, wer, was, bis wann zu tun hat, wie das gehen soll, welches Ergebnis angestrebt wird.

7. Achten Sie von Anfang an darauf, dass Neuerungen, Veränderungen und Erweiterungen konsequent umgesetzt werden. Jetzt ist die Zeit, darauf besser zu achten. Erinnern Sie ggf. konsequent einzelne Teammitglieder an die getroffenen Vereinbarungen, wenn Sie merken, dass jemand vom Plan abweicht.

   Führen Sie jeden Morgen (soweit das Team nicht in Kurzarbeit ist) eine „Frühbesprechung“ durch. Besprechen Sie die Highlights von gestern (gute und schlechte) und vereinbaren Sie für die heutigen Patienten/Termine z.B. feste Vorarbeiten, aber auch Behandlungsziele.  

8. Stellen Sie nicht nur die Praxis, sondern auch Ihre Patienten auf den Prüfstand. Haben Sie die Patienten, die Sie sich wünschen und wie kann man ggf. eine höhere Übereinstimmung zwischen den Wünschen der Patienten und Ihren Praxisressourcen erreichen?
   Welche Strategien, neue Patienten zu akquirieren kann man jetzt entwickeln? Welche potenziellen Kooperationspartner wollte man schon immer einmal aufsuchen (jetzt haben Sie die Zeit dazu!). Was geht vor allen Dingen auch interdisziplinär?
   Was sind gute und einvernehmliche Strategien, wenn man feststellt, dass die Praxis für (einzelne) Patienten nicht dem geforderten Bild entsprechen will? 

9. Besprechen Sie jetzt mit Ihrem Team das Vorgehen, wenn sich unser aller Leben langsam wieder zu normalisieren beginnt. Welche Prioritäten möchten Sie bei der Einbestellung Ihrer Patienten setzen? Wie stellen Sie sicher, dass unterbrochene Versorgungen jetzt zeitnah durchgeführt werden können? Wie können Sie dazu am besten aktiv auf Patienten zugehen?  

10. Besprechen und üben Sie mit Ihrem Team die Kommunikation, die sinnvoll ist, damit die Patienten den eigenen Mehrwert für die durchgeführten Veränderungen nachvollziehen können. Überlegen Sie, welche Einwände Patienten haben könnten und wie man damit am besten umgeht.

    Suchen Sie nach weiteren „Medien“, wie Sie die Ergebnisse Ihrer Veränderungsprozesse öffentlich machen möchten. Poster, Flyer, Anzeigen (z.B. wegen geänderter Öffnungszeiten), eigene Internetseite, Suchbegriffe im Internet, Pflege der Bewertungsforen, Rundmails, Nachrichten an Kooperationspartner und vieles mehr…

Sie sehen: Die Möglichkeiten, gestärkt aus der Krise hervor zu kommen, sind sehr vielschichtig, aber auch sehr vielseitig. 

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Ulrich Kassebart

med-X-pert 

Praxisberatung für Heilberufe GmbH